Administração da Vida: é uma questão de tempo!

Em artigo recente mencionei que temos uma variedade de elementos em nossa vida pessoal e profissional, exigindo energia e tempo, e com isso somos consumidos demais, passando muitas vezes a viver em função da agenda de outros.

E algumas perguntas que te faço é: você tem aproveitado seu tempo de forma eficiente? Existem elementos em sua vida que estão consumindo maior tempo e energia do que deveriam? Quais? O que você deve fazer para equilibrar esses elementos e ter uma agenda prazerosa, positiva e produtiva?

Quero te ajudar com 4 passos importantes nessa direção.

O primeiro deles: você precisa ter de forma clara e específica quais são seus objetivos de vida a curto, médio e longo prazo. Por duas razões: primeiro porque sempre teremos mais demandas do que o tempo necessário e é ilusão achar que conseguiremos cumprir todas as tarefas do nosso dia.

Em segundo lugar, porque temos a tendência de colocar a agenda profissional e os nossos problemas como prioridade para resolver, e depois tentar encaixar o resto.

Impossível!

A visão de futuro bem definida te permitirá priorizar os elementos e a agenda de forma equilibrada e produtiva.

O segundo passo é identificar a sua rotina. Se você não possui o hábito de fazer isso ou, então, sente que não tem qualquer controle sobre sua agenda, você precisa listar suas tarefas durante um tempo para enxergar melhor sua rotina. Minha sugestão é que a cada 15 minutos do seu dia você anote o que está fazendo. Programe seu celular para tocar nesse intervalo e anote todas as tarefas. Faça isso durante uma semana inteira e você irá perceber quais são as atividades que estão preenchendo sua agenda e consumindo o seu tempo. Com certeza alguns aprendizados acontecerão com esse exercício.

O terceiro passo é classificar suas atividades. Dentre várias metodologias, gosto muito da “Tríade do Tempo”, desenvolvida por Christian Barbosa. Segundo o autor, a forma como utilizamos nosso tempo pode ser dividido em 3 tipos de atividades:
         
          • Tarefas Importantes: são aquelas que você faz e são significativas em sua vida, te levando a resultados voltados aos seus sonhos e objetivos. E mais, são tarefas que permitem você trabalhar com tempo de qualidade. Como exemplo nessa categoria, temos: brincar com o filho, enviar flores para a esposa, ajudar o próximo, meditar, marcar encontro com um amigo especial, estabelecer determinada parceria de negócio, dedicar tempo à equipe do escritório, etc. Cada atividade depende dos objetivos e sonhos de cada um.

          • Tarefas Urgentes: todas aquelas que o tempo é curto ou já se esgotou. Em geral, surgem em cima da hora e causam certo estresse. Como exemplo, qualquer atividade que tenha que ser feito JÁ! Veja a diferença: uma tarefa importante que todos temos é fazer check-up com o cardiologista. Isso exige tempo de planejamento e é importante. Sabe quando virou uma tarefa urgente? Quando alguém precisou às pressas te levar para o pronto-socorro. Apesar de ser hábito de muitas pessoas, a tarefa urgente te interrompe no dia-a-dia e te faz esquecer das outras tarefas (e geralmente importantes) que tem a fazer.

          • Tarefas Circunstanciais: são as tarefas desnecessárias. Não te levam a lugar algum, não trazem resultado e geralmente estão vinculadas ao comodismo ou por serem “socialmente” apropriadas, ou seja, estão na lista para satisfazer a necessidade de outros. Exemplos: compromissos sociais que você aceita por não conseguir dizer NÃO; relatórios infindáveis no trabalho que ninguém irá utilizar, nem seu chefe; programas de TV inúteis; conversas intermináveis no cafezinho da empresa, etc.

Classificou?!?!?

Por último, como quarto passo, estabeleça um planejamento assertivo e determine uma agenda funcional efetiva e prazerosa.

O desafio é manter uma agenda baseada nas tarefas mais importantes, e colocar em segundo plano as tarefas urgentes e circunstanciais. É claro que elas sempre existirão, mas sob o seu controle.

Isso envolverá disciplina, planejamento e mudança de hábitos. E, quando algo sair do planejado e tarefas urgentes/circunstanciais prevalecerem, seja flexível… afinal, não somos robôs programados para acertar sempre.

A proposta é maior do que uma administração de listas, tarefas e agendas. E sim ampliar nosso tempo para viver em busca de nossa visão, sonhos e objetivos.