Como digitalizar documentos com o PDF Guru: Dicas e práticas

Aprenda a gerenciar arquivos e arquivos PDF com o PDF Guru. Use dicas para uma melhor organização dos dados e melhor proteção dos documentos

De empresas a pessoas físicas, as pessoas armazenam e organizam todas as informações importantes em formatos digitais. Digitalizações de documentos, materiais de estudo, livros, fotos antigas, relatórios de trabalho – essa é apenas uma pequena parte dos arquivos que gerenciamos todos os dias. O armazenamento de vários documentos juntos torna-se complicado devido aos diferentes formatos e requisitos de armazenamento.

É por isso que o PDF Guru se tornou uma ferramenta universal para editar, criar, converter e organizar arquivos PDF para pessoas físicas e jurídicas. Veja como digitalizar documentos com eficiência e explore por que essa startup se destaca entre outros editores on-line. Experimente as dicas e funções do serviço e você entenderá por que mais de 0,7 milhão de pessoas confiam seus documentos ao PDF Guru.

O que é o PDF Guru: Funções para organização de dados

O PDF Guru é um serviço on-line com um complexo de funções relacionadas a arquivos PDF:

● conversão de ficheiros de diferentes formatos;
● criar documentos do zero;
● editar PDF para alterar os arquivos existentes – por exemplo, preencher formulários;
● assinar documentos com assinaturas eletrônicas;
● combinar dois arquivos em um só, etc.

Todas as ferramentas estão disponíveis em uma única plataforma, portanto, não é necessário alternar entre sites. Infelizmente, nem a Microsoft, nem o iOS oferecem ferramentas de PDF incorporadas, portanto, é necessário procurar outras alternativas completas. O PDF Guru pode ser uma boa solução, pois atende a quase todas as tarefas relacionadas a PDFs.

Converter arquivos existentes em PDF

Todo mundo se depara com esse problema: você armazena dezenas de arquivos em pastas do computador. Alguns são planilhas do Excel, outros são documentos de texto, etc. Todos os formatos têm requisitos diferentes e têm aparência diferente, dependendo do dispositivo.

Para tornar o armazenamento mais conveniente, converta todos os arquivos existentes para o formato PDF. Basta carregar uma parte dos dados, escolher o formato de origem e o formato de destino e converter para PDF no site do PDF Guru. O novo formato é compatível com imagens, fotos, textos, planilhas, diagramas e muitos outros tipos de conteúdo. Agora que todos os arquivos estão em um único formato, você pode percorrê-los facilmente, combinar arquivos e não se preocupar em perder nada.

Combine dois arquivos em um

Use o recurso “Combine PDF” para reunir dois elementos semelhantes em um único arquivo:

● combine bilhetes de viagem em um único PDF para abri-los juntos;
● mesclar anotações ou partes de livros de estudo para manter todo o conteúdo educacional junto;
● funcionários de escritório combinam relatórios e dados do mesmo tópico.

Você pode encontrar muitas outras maneiras de usar a função. Em geral, ela ajuda a transformar dois arquivos em um com apenas alguns cliques.

Assinar documentos com assinatura eletrônica

A ferramenta de edição tem outro caso de uso. Faça uma digitalização de sua assinatura, escrita em papel, e baixe-a em PDF Guru para assinar documentos. Outra maneira de criar sua assinatura eletrônica é desenhar à mão diretamente no PDF Guru ou assinar um documento com as iniciais. Isso torna a ferramenta mais fácil de usar.

Agora, você pode colocar a imagem da assinatura em qualquer documento e assinar papéis sem imprimi-los. As empresas e os freelancers usam esse recurso para assinar contratos e outros documentos de trabalho. A função se tornou especialmente popular durante o lockdown da COVID-19, quando todas as tarefas foram transferidas para o formato on-line.

No dia a dia, use a assinatura eletrônica para assinaturas, contratos, boletins informativos e outros arquivos que exijam sua assinatura. Em seguida, basta armazená-los em uma pasta específica em seu PC.

Edite arquivos existentes e crie novos arquivos

O formato PDF é bastante versátil. Você pode adicionar, mover e excluir todos os elementos, mesmo que eles tenham sido adicionados ao arquivo há muito tempo. Imagine que você precise preencher um formulário eletrônico ou editar um pequeno erro em um arquivo. Use o recurso “Editar PDF” e carregue seu arquivo.

Use as ferramentas para fazer PDF online, mover objetos, excluir elementos, pintar, escrever e adicionar imagens. Os alunos usam o editor para projetos criativos e redações.

Freelancers e fotógrafos criam portfólios. Mesmo na vida cotidiana, talvez seja necessário fazer pequenas alterações no arquivo.

Proteger arquivos com uma senha

O PDF é um formato conveniente para armazenar várias digitalizações. Pode ser seu passaporte, carteira de identidade, carteira de motorista, documentação de hospedagem, etc. As informações pessoais exigem proteção, que não está disponível na maioria dos formatos de arquivo.

Várias organizações armazenam documentos sobre suas operações, soluções de negócios, monitoramento e funcionários, incluindo currículos, detalhes financeiros e até mesmo questões de saúde. O PDF permite que os proprietários de negócios e os funcionários digitalizar documentos e os protejam com senhas para evitar vazamentos de dados. Ele também permite que eles gerenciar arquivos, alterem arquivos e os combinem em pastas e
arquivos para manter tudo seguro e em um só lugar.

Com a ajuda do PDF Guru, você pode proteger qualquer arquivo PDF com uma senha. Se alguém tentar abrir o documento, o sistema solicitará uma senha. A proteção permanece mesmo depois que você compartilha o documento por e-mail ou por mensageiros.

Compactar PDF para economizar espaço

A organização de dados exige cada vez mais espaço ao longo dos anos. Mesmo o armazenamento em nuvem pode não ser suficiente para fotos, elementos gráficos, livros grandes e documentos. Para armazenar esses arquivos de forma eficiente, use a ferramenta de compactação. Escolha a função “compactar PDF”, carregue seu arquivo e escolha as configurações. O PDF Guru pode tornar os documentos várias vezes menores sem perder sua qualidade. Isso é possível devido à eficiência do formato PDF.

Conclusão

Apesar da concorrência, o PDF Guru continua sendo a principal ferramenta PDF para organizar e alterar arquivos. A empresa oferece todas as funções possíveis, desde a conversão até a criação de novos documentos. Essa abordagem complexa ajuda o PDF Guru a permanecer no topo e a continuar sendo a escolha dos usuários.

Foto acima: Nataliya Vaitkevich / Pexels (banco de imagens)